Jest wiele elementów, które oddziałują na przebieg konferencji. Do najważniejszych należy dobre ekwipowanie sal konferencyjnych. W szczególe powinny one być dźwiękoszczelne. W sali powinny odnajdować się stoły o dopełnionych krawędziach. Blat powinien mieć wielkość taką, żeby mogła się na nim swobodnie pomieścić kartka A4. Wyznaczone jest, aby krzesła były przydatne, jednak nie do takiego stopnie, żeby uczestnik zgromadzenia zasnął. Właściwe krzesła to krzesła z tapicerowanymi czy też skóropodobnymi oparciami razem z podłokietnikami zrealizowanymi z tworzywa sztucznego.
W oprzyrządowanie sal konferencyjnych powinien wchodzić sprzęt audiowizualny oraz dostęp do Internetu a również meble rodzaju https://kamilameble.pl/62-stoly-konferencyjne-i-stoliki-kawowe. Istotną rzeczą jest także oświetlenie sali tak, żeby uczestnik mógł bez kłopotu coś przeczytać lub napisać. Podczas tych czynności nie ma obowiązek tworzyć się cień lub odblask. W sali ma być też możliwość powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się także rzutniki. Ważną rzeczą są także gniazda elektryczne i telefoniczne. Nowoczesne sale posiadają klimatyzację. Wyposażenie sal konferencyjnych jest wybitnie istotne i ma rozległy wpływ na spotkanie. Drogocenną wskazówką będzie umieszczenie w niej jakiegoś niedużego baru, w jakim miejscu każdy będzie mógł sobie przygotować kawę bądź herbatę.